Un agente de voz para varias sedes, cada centro en su proyecto y todo en una sola cuenta

Piensa en una clínica dental con tres centros. Cada uno tiene su teléfono, su recepción, sus horarios y sus doctores. Quien llama al centro del norte quiere cita en el norte, no en el del sur.

En Lera, cada sede puede ir en su propio proyecto. Un proyecto es un espacio aparte dentro de tu cuenta, como un archivador por centro. Dentro tiene sus agentes, sus números, su equipo, su historial de llamadas, su analítica y su base de conocimiento, que es la información del centro que el agente consulta para responder, como sus tratamientos o cómo se llega.

Lo que no se separa es el pago. Los tres proyectos cuelgan de la misma cuenta y usan el mismo saldo. Pagas en un solo sitio y cada centro trabaja en lo suyo.

Arriba del menú de la izquierda está el selector de proyecto, con el nombre del proyecto en el que estás. Al abrirlo ves Tus proyectos. El de tu cuenta lleva debajo la etiqueta Principal.

Pulsa Crear proyecto. El panel te explica lo que es, «Un espacio más de tu empresa, con sus agentes, números y equipo. Usa el saldo de tu cuenta.» Escribe el nombre de la sede, por ejemplo Clínica Norte, y vuelve a pulsar Crear proyecto.

El panel te lleva al proyecto nuevo, que nace sin agentes ni números. Ahí creas su agente como creaste el primero, o se lo pides a Maite, la asistente del panel, que trabaja siempre en el proyecto en el que estás.

Para pasar de una sede a otra, abre el selector y pulsa la que quieras. Todo lo que ves cambia a ese proyecto. Crear proyectos lo hace un Administrador del proyecto principal.

Si el agente del primer centro ya funciona bien, no hace falta empezar de cero. Ábrelo, pulsa el menú de los tres puntos junto a Publicar y elige Exportar. Se descarga un archivo con el agente.

Cambia al proyecto de la nueva sede, entra en Agentes, abre el menú de los tres puntos y pulsa Importar agente. Llega como borrador, sin publicar.

Antes de publicarlo, el panel te dice qué revisar. Los teléfonos a los que pasa la llamada no viajan en el archivo, para que nunca suene el mostrador de otro centro, así que pon los de esta sede. Si usaba una base de conocimiento que aquí no existe, la quita y te avisa. Exportar e importar lo hacen el Administrador y el Editor.

Cada centro sigue con su número de siempre. Lo desvías a una línea de entrada, que es un número de Lera que el panel te da al momento y en el que contesta el agente de esa sede. Desviar es pedirle a tu operador que mande a otro número las llamadas que entran en el tuyo, como cuando pasas el fijo al móvil.

Lo hace un Administrador en Números de teléfono, dentro del proyecto de cada sede, eligiendo en ¿Qué agente contesta? el de ese centro.

La primera línea de entrada va incluida, y es una por cuenta, no por proyecto. La de la segunda sede ya es una Línea adicional, con una cuota al mes que se descuenta de tu saldo. El panel te dice cuánto en el propio botón, y si la sueltas deja de cobrarse. Mientras pruebas con el crédito de regalo, para añadirla tienes que cargar saldo.

Si el número de un centro ya está en un operador de telefonía por internet o en una centralita, puedes conectarlo directo con Conecta tu número VoIP o con Desde tu centralita (SIP). Así no hay desvío ni línea adicional.

Cada proyecto tiene su propio equipo. La recepcionista del centro norte entra en su proyecto y ve sus llamadas, no las del sur.

Quien crea un proyecto entra en él como Administrador. Al resto lo invitas desde dentro de ese proyecto, en Ajustes, Equipo, con su rol, que es el permiso que le das. Lector ve las llamadas sin cambiar nada, Editor crea y ajusta los agentes, y Administrador lo puede todo en ese proyecto.

Una misma persona puede estar en varios proyectos, con un rol distinto en cada uno. La directora puede ser Administradora en los tres y una higienista, Lectora solo en el suyo. Cada persona ve en el selector solo los proyectos en los que está.

El equipo del proyecto principal no entra solo en los nuevos. Invita en cada sede a quien tenga que estar.

Cada proyecto lleva por separado sus agentes, sus números, su Historial de llamadas, su Analítica, su Base de conocimiento, sus Integraciones y su equipo. Si un centro reserva las citas en su propio calendario de Cal.com, lo conecta en su proyecto.

Toda la cuenta comparte el saldo y la facturación. Si tienes un plan, también los minutos y los mensajes incluidos, y una llamada de cualquier sede gasta de lo mismo.

También se comparten las llamadas a la vez, que son las conversaciones que tu cuenta puede llevar al mismo tiempo. El tope es de la cuenta y no de cada sede, así que si el sur tiene varias en curso, al norte le quedan las demás. Con el plan Avanzado son 15 para toda la cuenta.

El saldo, el plan y las facturas se llevan desde el proyecto principal. Si abres Facturación en el de una sede, el panel te dice que la facturación de ese proyecto se gestiona en tu cuenta. En el principal, Ajustes, Uso te enseña el gasto de todas las sedes juntas, llamada a llamada y con el agente que atendió cada una. Por eso conviene que cada agente lleve en su nombre el de su centro.

Un proyecto por sede encaja cuando cada centro tiene su propio equipo y no tiene por qué ver las llamadas de los demás. Si el mismo equipo lo lleva todo, también puedes tener un solo proyecto con un agente por sede, cada uno con su línea, y ver todas las llamadas en el mismo historial.

Si contratas un plan, tener varias sedes va desde el Avanzado, y con otro plan el panel te lo dice al pulsar Crear proyecto. Con pago por uso, que es como pagan los partners y las cuentas con contrato, va incluido. Y mientras pruebas, antes de elegir plan, tienes el producto entero, también los proyectos.

Si lo que haces es vender agentes a otras empresas, lo tuyo es la cuenta de partner, donde cada proyecto es un cliente tuyo.

¿Cada sede puede tener su propio número? Sí. Cada una desvía el suyo a su línea de entrada, o lo conecta directo si está en un operador de telefonía por internet o en una centralita.

¿Pago por separado cada sede? No. Todas usan el saldo de la misma cuenta y, si tienes un plan, gastan de los mismos minutos incluidos.

¿El equipo de una sede ve las llamadas de las otras? No, salvo que lo invites también a esos proyectos. Cada proyecto tiene su equipo y su historial.

¿Puedo copiar el agente de una sede a otra? Sí. Lo exportas desde su ficha y lo importas en el otro proyecto, y antes de publicarlo pones los teléfonos de esa sede.

¿Puedo borrar una sede? Sí, desde el selector, con la papelera junto a su proyecto y escribiendo su nombre. Se borran sus agentes, números, llamadas y equipo, y no se puede deshacer. El proyecto principal no se borra, porque es la cuenta.

¿Cuánto cuesta probarlo? 20 € de prueba, sin tarjeta. Crea el proyecto de una segunda sede y prueba su agente antes de conectar su teléfono.