Confirmación por correo tras la llamada, con un agente de voz que la manda solo

Tu agente puede mandar correos en dos momentos. Durante la llamada, en cuanto pasa algo, como que la cita queda reservada. Y al colgar, cuando Lera ya ha repasado la llamada.

Piensa en una peluquería. Una clienta llama para pedir cita el viernes por la tarde. El agente le busca hueco, se la reserva y, antes de despedirse, le manda un correo con el día y la hora. Al colgar, si la clienta llamaba para anular o para quejarse, la encargada recibe otro correo. Si era una cita normal, no le llega nada.

Hoy los mensajes del agente van por correo. En el panel verás también el SMS y el WhatsApp marcados como «pronto», porque todavía no se pueden usar.

Una llamada trae el número de quien llama, pero no su correo. Para mandarle la confirmación a la clienta, el agente tiene que pedírselo y guardarlo en una variable, que es un dato con nombre que se va rellenando durante la llamada, como correo o fecha.

Por eso, en un correo, la opción de mandarlo a quien llama no sirve, porque es para los mensajes al teléfono. Elige A lo que diga una variable y escribe el nombre de la variable, sin llaves, por ejemplo correo. Para avisar a alguien de tu equipo, elige A un destino fijo y pon su dirección.

El correo sale de nuestro dominio, pero con el nombre de tu negocio y sin la marca de Lera, y las respuestas te llegan a ti. Lo eliges en Integraciones, en Correo del agente, con Nombre del remitente y Responder a. Si no lo rellenas, sale con el nombre de tu cuenta y sin dirección para responder.

Se hace en un flujo conversacional, que es un agente que lleva la llamada por fases, como un formulario que se rellena hablando.

Primero, el correo de la clienta. En una fase de conversación el agente se lo pide, y un nodo Extraer datos lo guarda en la variable correo. Un correo dictado por teléfono se entiende mal con facilidad, así que conviene que el agente se lo repase antes de seguir.

Después de la fase que reserva la cita, añade un nodo Mandar mensaje. Este nodo manda el correo nada más entrar en él, sin que el agente tenga que decidir nada.

En Por dónde se manda elige Correo y en Quién escribe el texto deja Lo escribes tú. Pon un Asunto, como «Tu cita en la peluquería», y en Texto algo así. «Tu cita queda confirmada para el {{fecha}} a las {{hora}}. Si no puedes venir, llámanos y la cambiamos.» Lo que va entre llaves dobles son las variables de tu flujo, y Lera pone en su sitio lo que se ha recogido en la llamada.

En A quién elige A lo que diga una variable y escribe correo en Destino.

Del nodo salen dos flechas, y hacen falta las dos. Una para cuando ha salido, con la regla exacta {{__mensaje_enviado}} == "true", y otra para cuando no, con {{__mensaje_enviado}} == "false". En la de fallo, el agente puede pedirle el correo otra vez o decirle que la cita está hecha aunque el correo no haya salido. Si ninguna flecha mira si ha salido, el panel te avisa, porque el agente seguiría como si lo hubiera mandado. Si prefieres no tocar el lienzo, pídeselo a Maite, la asistente del panel.

En un agente de prompt único, un solo texto de instrucciones sin fases, este envío no se añade desde el panel sino pidiéndoselo a Maite, y no puede ir al correo que dicta la clienta. Para escribirle a ella, usa el correo al colgar.

En la ficha del agente, abre Acciones al terminar la llamada, pulsa Añadir y elige Mandar un correo. Estas acciones van después del Análisis post-llamada, el apartado donde Lera relee la llamada y rellena los datos que le pides, así que pueden decidir con esos datos.

En la peluquería, crea antes en Análisis post-llamada un dato motivo, de tipo lista de opciones, con cita, cambio, anular y queja.

En la acción, abre Configurar condiciones, pulsa Añadir y elige Un dato de la llamada. Elige motivo, Es igual a (=), y escribe anular. Añade otra igual con queja. Arriba elige Alguna, para que baste con que se cumpla una de las dos. Con Todas tendrían que cumplirse todas a la vez.

Hay dos clases más de condición. Cómo terminó la llamada, por ejemplo si se pasó a una persona o saltó el buzón de voz, y Estado de la llamada, terminada o fallida. Sin ninguna condición, el correo sale en todas las llamadas.

Pon un Asunto, deja Frase fija en Contenido y escribe el aviso, por ejemplo «Motivo de la llamada, {{motivo}}. {{call_summary}}». La variable call_summary es el resumen que Lera hace de cada llamada. En Enviar a, elige A un destino fijo, pon la dirección de la encargada y guarda.

Para un correo con cada llamada, con el nombre, el teléfono y el resumen, ya tienes hecho Avisarme de cada llamada en el mismo menú, que contamos en el artículo del resumen automático de llamadas.

Al colgar también puedes escribirle a la clienta. Crea en Análisis post-llamada los datos correo, fecha y hora, de tipo texto, y una acción Mandar un correo con Enviar a en A lo que diga una variable y correo como destino.

Ponle tres condiciones con Todas, correo Tiene valor, fecha Tiene valor y hora Tiene valor. Al colgar, un dato que no salió en la llamada se queda vacío, y sin estas condiciones el correo saldría con un hueco donde iba la hora.

Vale en flujo y en prompt único. La diferencia es que durante la llamada el agente puede repasarle el correo a la clienta, y al colgar ya no puede preguntarle nada.

Dentro de cada acción tienes Probar con una llamada. Eliges una llamada de tu historial y te dice si se habría mandado, a quién y el texto exacto, con los datos ya puestos. Si no habría salido, te dice el motivo. No manda nada, y prueba lo que tienes guardado en el agente, así que guarda antes los cambios.

En las pruebas de texto y de audio del panel tampoco sale ningún correo de verdad. Lo que sí ves es si el envío está mal configurado. Si al texto le falta un dato, la prueba sale por la flecha de fallo, igual que una llamada real.

Si una variable del texto se queda sin valor durante la llamada, el correo no se manda. Es mejor que no llegue a que llegue diciendo «tu cita es el {{fecha}}», con las llaves puestas.

Al colgar, usa siempre Frase fija. Ahí ya no hay conversación, y un texto que tuviera que redactar el agente no saldría.

Salen como mucho 3 correos por llamada y 200 al día, contando los de durante la llamada y los de al colgar. Es la red para que un agente que se atasca no mande correos sin parar.

Lo configuran un Administrador o un Editor. Un Lector lo ve, pero no lo cambia.

Una confirmación de lo que la clienta acaba de pedir es un mensaje de servicio. Una oferta o una promoción es publicidad, y la ley pide que la persona haya aceptado antes recibirla.

¿Puedo avisar a dos personas? Sí. Cada envío va a una sola dirección, así que añades uno para cada persona. Al colgar caben hasta 10 acciones por agente.

¿Y por SMS o por WhatsApp? Todavía no. Hoy los mensajes del agente van por correo.

¿Mandar correos cuesta más? No hay un precio aparte por los correos y van en todos los planes. Si contratas un plan, la Función personalizada al colgar, la que manda los datos a tu programa, va desde el Profesional.

¿Cuánto cuesta probarlo? 20 € de prueba, sin tarjeta. Crea tu agente y mira con Probar con una llamada qué correo habría salido antes de que le llegue nada a tus clientas.

¿Me lo puede dejar hecho Lera? Sí. Si prefieres que el equipo de Lera cree el agente, te damos presupuesto.