Atender llamadas fuera de horario con un agente de voz que sabe cuándo abres

Fuera de horario es cuando tu negocio está cerrado y el teléfono sigue sonando. De noche, el día de descanso, un festivo o en vacaciones. Lo normal es que conteste un buzón, o nadie.

Con Lera contesta tu agente de voz, igual que a mediodía. El horario no lo apaga ni le cambia lo que sabe hacer. Le da un dato más, si en ese momento estáis abiertos y cuándo abrís, para que lo diga bien.

En un restaurante que cierra los lunes, alguien llama el lunes a las nueve de la noche y pregunta si estáis abiertos. El agente le dice que hoy estáis cerrados y que abrís mañana a la una, y le pregunta si puede ayudarle con algo. Si quiere reservar mesa para el viernes y tu agente reserva mesas, lo hace igual que a mediodía.

Para no perder las llamadas que entran con el local cerrado. Quien llama de noche suele querer reservar, preguntar algo o hacer un pedido, y si nadie contesta llama a otro sitio.

Para que el agente no tenga que adivinar. Si escribes el horario en sus instrucciones, tiene que echar la cuenta él, y cerca de la hora de cierre se puede equivocar. Con el horario puesto en su sitio, Lera echa la cuenta al empezar cada llamada y al agente le llega el resultado ya hecho.

Y para que lo diga con naturalidad, como «hoy estamos cerrados, abrimos mañana a la una» o «hoy abrimos de una a cuatro y de ocho a once y media».

Abre tu agente en Agentes y ve al apartado Horario del negocio. Enciende «Definir un horario».

Pon el horario de cada día. Si abres a comidas y a cenas, usa «Añadir tramo» para tener dos tramos el mismo día, por ejemplo de 13:00 a 16:00 y de 20:00 a 23:30. El día que no abres lo dejas en Cerrado, y con «Copiar al resto de días» no tienes que escribirlo siete veces.

Revisa la zona horaria. Es la de tu negocio y, si no la pones, se usa la del espacio de trabajo.

Añade tus días especiales. Festivos, puentes y vacaciones son lo mismo, un día o varios seguidos con su motivo, como «Vacaciones de agosto» desde el 3 hasta el 24 de agosto. Sin horas, esos días quedan cerrados. Con horas, sustituyen al horario normal, por ejemplo el 24 de diciembre solo por la mañana.

Encima del horario verás si ahora mismo estás abierto o cerrado y cuándo abres. Es la misma cuenta que hará el agente en la llamada, así que te sirve para comprobar que lo has puesto bien.

Úsalo en tus instrucciones. En cada llamada, Lera rellena solas tres variables, que son huecos con nombre que se sustituyen por su valor. {{negocio_abierto}} vale «si» o «no», {{proxima_apertura}} dice cuándo abrís y {{horario_hoy}} trae el horario de hoy. Puedes escribir, por ejemplo, «¿Está abierto el restaurante ahora? {{negocio_abierto}}. Si no lo está, dilo, di que abrimos {{proxima_apertura}} y ofrece tu ayuda igualmente». En un agente de flujo también valen en la condición de una salida.

Guarda y publica el agente.

El horario no apaga al agente. Atiende y resuelve igual a cualquier hora, esté el local abierto o cerrado.

Si con el local cerrado alguien pide hablar con una persona, de serie el agente lo intenta igual, porque mucha gente contesta aunque haya cerrado. Si no contesta nadie, el agente dice cuándo abrís en vez de quedarse sin saber qué decir.

Si prefieres que no te pase llamadas fuera de horario, en Herramientas abre la herramienta Transferir llamada y marca «No transferir fuera de horario». Con el local cerrado no marca tu número, dice cuándo abrís y sigue atendiendo. La casilla solo sale cuando el agente tiene horario.

La cuenta se hace una vez, al empezar la llamada. Si alguien llama a las once y veinticinco y habla diez minutos, el agente no cambia de opinión a mitad de la conversación.

Los festivos no vienen puestos. Añade los de tu localidad y los de tu comunidad, que son los que de verdad cierran los negocios.

Un tramo puede pasar de medianoche, por ejemplo de 20:00 a 02:00, y a las doce y media sigue contando como abierto.

Las tres variables solo existen si has definido el horario. Sin horario, el agente atiende igual, pero no sabe si estáis abiertos.

¿Tengo que apagar y encender algo por la noche? No. El agente atiende siempre. Le pones tu horario y tus días especiales, y en cada llamada sabe si estáis abiertos y cuándo abrís.

¿Puedo hacer que no me pase llamadas de noche? Sí. En la herramienta Transferir llamada marca «No transferir fuera de horario». De serie lo intenta igual, porque mucha gente contesta aunque esté cerrado.

¿Vale para la jornada partida? Sí. Cada día admite varios tramos, por ejemplo de una a cuatro y de ocho a once y media.

¿Y un día que solo abro por la mañana? Lo añades como día especial con sus horas. Con horas sustituye al horario normal, y sin horas el día queda cerrado.

¿Puede contestar el agente solo cuando estoy cerrado? Si tu centralita permite un desvío fuera de horario, puedes mandar a tu línea de entrada solo esas llamadas. Si no, el desvío para cuando no contestas hace casi lo mismo, porque con el local cerrado nadie descuelga y contesta el agente.

¿Cuánto cuesta probarlo? 20 € de prueba, sin tarjeta. Pon tu horario, llama un día que tengas cerrado y oye lo que contesta.