Un agent vocal pour plusieurs sites, chaque centre dans son projet et un seul compte

Prenez un cabinet dentaire avec trois centres. Chacun a son téléphone, son accueil, ses horaires et ses dentistes. Qui appelle le centre nord veut un rendez-vous au nord, pas à l’autre bout de la ville.

Dans Lera, chaque site peut avoir son propre projet. Un projet est un espace à part dans votre compte, comme un classeur par centre. On y trouve ses agents, ses numéros, son équipe, son historique des appels, son analytique et sa base de connaissances, c’est-à-dire les informations du centre que l’agent consulte pour répondre, comme ses soins ou comment venir.

Ce qui ne se sépare pas, c’est le paiement. Les trois projets dépendent du même compte et utilisent le même solde. Vous payez à un seul endroit et chaque centre travaille de son côté.

En haut du menu de gauche se trouve le sélecteur de projet, avec le nom du projet où vous êtes. En l’ouvrant, vous voyez Vos projets. Celui de votre compte porte la mention Principal.

Cliquez sur Créer projet. Le panneau explique de quoi il s’agit, « Un espace de plus pour votre entreprise, avec ses agents, numéros et équipe. Il utilise le solde de votre compte. » Saisissez le nom du site, par exemple Centre Nord, puis cliquez de nouveau sur Créer projet.

Le panneau vous emmène dans le nouveau projet, qui démarre sans agents ni numéros. Vous y créez son agent comme vous avez créé le premier, ou vous le demandez à Maite, l’assistante du panneau, qui travaille toujours dans le projet où vous êtes.

Pour passer d’un site à l’autre, ouvrez le sélecteur et cliquez sur celui que vous voulez. Tout ce que vous voyez bascule sur ce projet. La création de projets revient à un Administrateur du projet principal.

Si l’agent du premier centre fonctionne déjà bien, inutile de repartir de zéro. Ouvrez-le, cliquez sur le menu à trois points à côté de Publier et choisissez Exporter. Un fichier avec l’agent se télécharge.

Passez au projet du nouveau site, allez dans Agents, ouvrez le menu à trois points et cliquez sur Importer un agent. Il arrive en brouillon, non publié.

Avant de le publier, le panneau vous indique quoi vérifier. Les numéros vers lesquels il transfère l’appel ne voyagent pas dans le fichier, pour qu’on ne fasse jamais sonner l’accueil d’un autre centre, donc ajoutez ceux de ce site. S’il utilisait une base de connaissances qui n’existe pas ici, le panneau la retire et vous prévient. L’export et l’import se font par un Administrateur ou un Éditeur.

Chaque centre garde son numéro habituel. Vous le renvoyez vers une ligne d’entrée, un numéro Lera que le panneau vous donne sur le moment et où répond l’agent de ce site. Renvoyer, c’est demander à votre opérateur d’envoyer vers un autre numéro les appels qui arrivent sur le vôtre, comme quand vous transférez le fixe sur le portable.

Un Administrateur le fait dans Numéros de téléphone, dans le projet de chaque site, en choisissant dans Quel agent répond ? celui de ce centre.

La première ligne d’entrée est incluse, et il y en a une par compte, pas par projet. Celle du deuxième site est déjà une Ligne supplémentaire, avec un abonnement mensuel déduit de votre solde. Le panneau vous indique le montant sur le bouton même, et si vous la libérez, elle n’est plus facturée. Pendant l’essai avec le crédit offert, il faut recharger votre solde pour l’ajouter.

Si le numéro d’un centre est déjà chez un opérateur de téléphonie par internet ou sur un standard, vous pouvez le connecter directement avec Connectez votre numéro VoIP ou Depuis votre standard (SIP). Ainsi, ni renvoi ni ligne supplémentaire.

Chaque projet a sa propre équipe. La secrétaire du centre nord se connecte à son projet et voit ses appels, pas ceux du sud.

Qui crée un projet y entre comme Administrateur. Les autres, vous les invitez depuis ce projet, dans Paramètres, Équipe, avec leur rôle, c’est-à-dire la permission que vous leur donnez. Le Lecteur voit les appels sans rien modifier, l’Éditeur crée et ajuste les agents, et l’Administrateur peut tout faire dans ce projet.

Une même personne peut être dans plusieurs projets, avec un rôle différent dans chacun. La directrice peut être Administratrice dans les trois et une assistante dentaire Lectrice dans le sien seulement. Chacun ne voit dans le sélecteur que les projets dont il fait partie.

L’équipe du projet principal n’entre pas d’elle-même dans les nouveaux. Invitez dans chaque site les personnes qui doivent y être.

Chaque projet garde à part ses agents, ses numéros, son Historique des appels, son Analytique, sa Base de connaissances, ses Intégrations et son équipe. Si un centre prend ses rendez-vous dans son propre agenda Cal.com, il le connecte dans son projet.

Tout le compte partage le solde et la facturation. Avec un forfait, il partage aussi les minutes et les messages inclus, et un appel de n’importe quel site puise dans la même réserve.

Les appels simultanés sont partagés eux aussi, c’est-à-dire les conversations que votre compte peut mener en même temps. Le plafond appartient au compte et non à chaque site, donc si le sud a plusieurs appels en cours, le nord dispose de ce qui reste. Avec le forfait Avancé, c’est 15 pour tout le compte.

Le solde, le forfait et les factures se gèrent depuis le projet principal. Si vous ouvrez Facturation dans le projet d’un site, le panneau indique que la facturation de ce projet est gérée dans votre compte. Dans le principal, Paramètres, Utilisation montre les dépenses de tous les sites ensemble, appel par appel et avec l’agent qui a pris chacun. C’est pourquoi il vaut mieux mettre le nom du centre dans le nom de son agent.

Un projet par site convient quand chaque centre a sa propre équipe qui n’a pas à voir les appels des autres. Si la même équipe gère tout, vous pouvez aussi garder un seul projet avec un agent par site, chacun avec sa ligne, et voir tous les appels dans le même historique.

Avec un forfait, plusieurs sites sont disponibles à partir d’Avancé, et avec un autre forfait le panneau vous le dit quand vous cliquez sur Créer projet. En paiement à l’usage, qui est le mode des partenaires et des comptes sous contrat, c’est inclus. Et pendant l’essai, avant de choisir un forfait, vous avez le produit entier, projets compris.

Si votre métier est de vendre des agents à d’autres entreprises, il vous faut un compte partenaire, où chaque projet est l’un de vos clients.

Chaque site peut-il avoir son propre numéro ? Oui. Chacun renvoie le sien vers sa ligne d’entrée, ou le connecte directement s’il est chez un opérateur de téléphonie par internet ou sur un standard.

Est-ce que je paie chaque site séparément ? Non. Tous utilisent le solde du même compte et, avec un forfait, puisent dans les mêmes minutes incluses.

L’équipe d’un site voit-elle les appels des autres ? Non, sauf si vous l’invitez aussi dans ces projets. Chaque projet a son équipe et son historique.

Puis-je copier l’agent d’un site vers un autre ? Oui. Vous l’exportez depuis sa fiche, vous l’importez dans l’autre projet et, avant de le publier, vous ajoutez les numéros de ce site.

Puis-je supprimer un site ? Oui, depuis le sélecteur, avec la corbeille à côté de son projet et en saisissant son nom. Ses agents, numéros, appels et équipe sont supprimés, et c’est irréversible. Le projet principal ne se supprime pas, car c’est le compte.

Combien coûte l’essai ? 20 € offerts, sans carte bancaire. Créez le projet d’un deuxième site et testez son agent avant de connecter son téléphone.