Un agent vocal qui prend rendez-vous dans votre Cal.com pendant l’appel

Il répond à l’appel, comprend quel jour veut la personne, regarde dans votre Cal.com quels créneaux sont libres et lui propose une heure qui existe vraiment. Quand elle accepte, il réserve le rendez-vous dans votre agenda sans raccrocher.

Il ne travaille pas avec une liste d’horaires écrite dans le prompt. Il consulte votre agenda sur le moment, donc il ne propose que ce qui est libre au moment de l’appel.

Dans un cabinet dentaire, par exemple, le patient demande jeudi, entend une heure libre, préfère l’après-midi et l’agent lui propose un créneau libre l’après-midi. Le rendez-vous apparaît dans Cal.com avec son nom et son téléphone, comme n’importe quelle réservation.

Un compte Cal.com avec au moins un type d’événement. C’est le type de rendez-vous que votre agent va réserver, avec sa durée et vos disponibilités, et chaque agent réserve dans un seul.

Une clé API Cal.com. Elle se crée dans Cal.com, dans Settings → Developer → API keys, en cliquant sur « Add », et mieux vaut la laisser sans expiration pour qu’elle ne cesse pas de fonctionner du jour au lendemain.

Et votre agent vocal dans Lera, en prompt unique ou en flux de conversation. Le calendrier se connecte de la même façon dans les deux cas.

Ouvrez votre agent dans Agents et allez dans Outils. Cliquez sur Ajouter et choisissez « Connecter un calendrier (Cal.com) ». Il se connecte agent par agent, pas dans Intégrations.

Collez votre clé API et cliquez sur « Récupérer ». Le panneau lit vos types d’événement et vous les montre dans une liste, sans que vous ayez à chercher le moindre identifiant.

Choisissez le type de rendez-vous et le fuseau horaire. Si vous voulez, écrivez la phrase que dit l’agent pendant qu’il consulte les créneaux et celle qu’il dit pendant la réservation. Laissées vides, il utilise une phrase par défaut dans la langue de l’agent.

Cliquez sur Connecter. Votre agent a désormais deux nouvelles fonctions, l’une qui consulte les disponibilités et l’autre qui réserve le rendez-vous, avec les mêmes réglages.

Si vous voulez qu’il récapitule avant de réserver, allez dans Comportement et activez « Récapituler avant de réserver ». L’agent reprend le jour, l’heure et le téléphone et attend un oui avant de créer le rendez-vous. Cela ajoute un tour à l’appel, et en échange l’appelant peut corriger un détail avant qu’il n’arrive dans votre agenda.

Dans un agent en prompt unique, le prompt fixe l’objectif et les étapes. Il fonctionne bien de dire que l’appel ne se termine pas tant que le rendez-vous n’est pas réservé ou que la personne ne dit pas qu’elle n’en veut pas, puis de lister les étapes dans l’ordre. Comprendre ce dont elle a besoin, demander le jour, consulter les créneaux de ce jour, proposer une heure à la fois, recueillir ce qui manque et réserver.

Dans un agent en flux de conversation, rattachez les deux fonctions à un nœud Sous-agent, celui qui parle et peut aussi appeler des fonctions. Son prompt dit comment travailler, consulter avant de proposer quoi que ce soit, une heure à la fois et ne jamais confirmer le rendez-vous avant la réponse de la réservation. Laissez ensuite une seule sortie vers le nœud Fin, avec pour condition que la réservation soit faite.

Dans les deux cas, inutile d’écrire la date du jour ou comment calculer « mardi prochain ». Le moteur s’en charge.

Il consulte l’agenda avant d’annoncer la moindre heure et le consulte à nouveau chaque fois que la personne change de jour. Une heure qui ne sort pas d’une consultation, il ne la propose pas.

Il a sous les yeux la date du jour et un calendrier des deux semaines suivantes, donc il comprend « demain », « jeudi » ou « la semaine prochaine » sans que vous ayez à le lui expliquer.

Si on demande une heure déjà prise, il reçoit les heures libres les plus proches. Si on demande une plage, comme l’après-midi, il ne regarde que les heures de cette plage. Et si la journée est très libre, il ne lit pas toute la liste, il la résume.

Il ne peut réserver qu’un créneau renvoyé par la consultation, et on vérifie qu’il est toujours libre avant de réserver. Il ne considère jamais le rendez-vous comme fait avant la confirmation de Cal.com, et il ne raccroche pas avec une réservation à moitié faite.

Cal.com reçoit le nom et le téléphone. Le motif de la visite, l’adresse ou toute autre donnée, vous les recueillez avec l’Analyse post-appel de l’agent, et ils restent dans l’historique de chaque appel.

Si votre activité a besoin d’une autre information pour donner rendez-vous, faites-la demander par le prompt avant de proposer une heure. L’agent réserve dès qu’il a le jour, l’heure, le nom et le téléphone, et ce que la réservation ne contient pas risque de ne jamais être demandé.

Écrivez dans le prompt ce que l’agent doit faire, comme « réserver la visite », et non le résultat, comme « laisser la visite réservée ». Ce que l’agent lit, il finit par le dire, et il pourrait annoncer le rendez-vous comme fait avant qu’il le soit.

Avant de l’ouvrir à vos clients, appelez-le vous-même et réservez un rendez-vous de test. Vous le verrez apparaître dans votre Cal.com et vous saurez que le type d’événement et le fuseau horaire sont les bons.

Et si le jour demandé est complet ? Il le dit et demande un autre jour. Avant de proposer une heure le nouveau jour, il consulte à nouveau l’agenda.

Faut-il dicter son numéro de téléphone ? Pas forcément. Si votre prompt dit à l’agent d’utiliser le numéro depuis lequel on appelle, avec la variable {{caller_number}}, il demande s’il peut utiliser celui-là et, si le numéro est masqué, il le demande.

L’appelant reçoit-il un e-mail de confirmation ? Cal.com ne reçoit pas son adresse e-mail, seulement le nom et le téléphone, donc la confirmation est celle que donne l’agent à la fin de l’appel, avec le jour et l’heure.

Peut-il annuler ou déplacer un rendez-vous ? Non. L’agent consulte et réserve, mais il n’annule ni ne modifie les rendez-vous existants, même si on le lui demande. Dans un agent en prompt unique, quand quelqu’un le demande, il note son nom, son téléphone et le jour du rendez-vous pour que votre équipe s’en occupe.

Et si mon agenda n’est pas sur Cal.com ? Le connecteur intégré est celui de Cal.com. Avec un autre agenda, vous pouvez créer vos propres fonctions, qui appellent votre système à votre URL pendant l’appel. Cal.com est inclus dans tous les forfaits, vos propres fonctions seulement dans certains.

Combien coûte l’essai ? 20 € offerts, sans carte bancaire. Connecter Cal.com ne coûte rien de plus chez Lera, vous pouvez donc tester la prise de rendez-vous sur votre vrai agenda dès le premier jour.